Ref	20141122_ADP	rev 20160713_ADP
File	opslag	html
ID	Opslag van persoonlijke bestanden	info

Opslag van persoonlijke bestanden

Persoonlijke bestanden betreft hier:

documenten: tekstbestanden, rekenbladen, werkbladen, presentatiebestanden, webpagina's, PDF-documenten...
afbeeldingen: tekeningen, foto's
videobestanden, clips
Geluidsbestanden: muziek (mp3, wav, ...), opnames (dictaten...), midi-bestanden (muziek) enz...
andere bestanden: mindmaps, bestanden van specifieke programma's (bvb Autocad, Sketchup, Coreldraw, Photoshop, Gimp enz...)

Persoonlijk impliceert dat de gebruiker deze bestanden als "privé" beschouwt, en dus wenst dat niemand anders de mogelijkheid krijgt om deze bestanden te benaderen (lezen, copiëren, wijzigen...).

Mogelijkheden

Op eigen laptop of PC

Persoonlijke inlog op eigen computer

Op lokale computer

Persoonlijke inlog op de lokale computer
Afgeschermd

Bestand beveiligd met paswoord
Map beveiligd met paswoord
Verborgen map
Verborgen partitie

Verwisselbaar, verwijderbaar medium

Herschrijfbare CD/DVD
USB-blokje
Externe USB-schijf

Op lokaal netwerk

Persoonlijke inlog op centrale schijf of NAS van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling.

Op "cloud" netwerk, dus langs internet

Persoonlijke inlog op cloud-netwerk van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling.
Persoonlijke inlog op cloud-netwerk van cloud-provider (bvb Google Drive, Microsoft OneDrive...)
Persoonlijke inlog op cloud-netwerk van gespecialiseerd platform (bvb SchoolOnline, SmartSchool, Moodle, Dokeos...)

Overzicht

Locatie	Soort	Te doen	Voordelen	Nadelen
Eigen laptop of PC	Persoonlijke inlog.	Gebruiker moet op privé-computer een inlognaam en paswoord aanmaken.	Persoonlijke PC, niemand anders kan er aankomen zonder toelating. Relatief veilig.	Overal eigen laptop meeslepen. Kans op beschadiging, verlies, diefstal enz... Gebruiker moet bij elke onderbreking van computerwerk, inlognaam en paswoord opnieuw invoeren.
Lokale computer	Persoonlijke inlog.	Voor elke gebruiker moet op elke computer een inlognaam en paswoord aangemaakt worden.	Relatief veilig.	Omslachtig. Gebruiker moet op alle door hem/haar gebruikte computers aangemaakt worden. Gebruiker moet bij elke onderbreking van computerwerk, inlognaam en paswoord opnieuw invoeren.
	Bestand beveiligd met paswoord.	Elk persoonlijk bestand wordt beveiligd met een paswoord.	Kan met gewone tekst- en rekenbladbestanden. Kan ook door tekst te verbergen binnenin afbeeldingen.	Kan alleen met bepaalde standaardbestanden (MS Word, MS Excel...) Vrij gemakkelijk te verwijderen paswoord, niet veilig. Omslachtig, wordt snel vergeten. Niet realistisch.
	Bestand of groep bestanden beveiligd met paswoord.	Elk bestand of groep bestanden wordt "ingepakt" en beveiligd met een paswoord.	Vrij veilig. Gezipte bestanden met paswoord zijn vrijwel onkraakbaar. Origineel moet natuurlijk verwijderd worden.	Omslachtig, handeling nodig om in te pakken en weer uit te pakken. Inpakken en uitpakken neemt tijd in beslag. Wordt snel vergeten.
	Map beveiligd met paswoord.	Persoonlijke map wordt beveiligd met een paswoord.		Kan alleen met bepaalde mappen, in bepaalde besturingssystemen. Gemakkelijk te kraken, niet veilig. Omslachtig, wordt snel vergeten. Niet realistisch.
	Verborgen map.	Persoonlijke map wordt "verborgen".		Kan alleen met bepaalde mappen, in bepaalde besturingssystemen. Omslachtig, aanmaken en openen kost tijd, wordt snel vergeten. Niet realistisch.
	Verborgen partitie.	Partitie wordt verborgen.		Kan alleen met speciaal aangemaakte partities, in bepaalde besturingssystemen. Omslachtig, openen en her-beveiligen kost tijd, wordt snel vergeten. Niet realistisch.
Verwisselbaar, verwijderbaar medium	Herschrijfbare CD/DVD.	Bestanden worden op rewritable CD of DVD gebrand.	Gebruiker alleen "bezit" het medium.	CD/DVD-schrijver moet beschikbaar zijn. Aantal keren beschrijven/uitwissen is heel erg beperkt. Kost heel veel tijd. Omslachtig. Media zijn kwetsbaar, onstabiel, onzeker. Media kunnen vergeten/verloren worden. Niet realistisch.
	USB-blokje.	Bestanden worden op USB-blokje geschreven.	Gebruiker alleen "bezit" het medium.	USB-connector heeft mechanisch beperkte levensduur (1500 x in/uitpluggen). USB-blokje heeft electronisch beperkte levensduur (10000 tot 100000 x schrijven). Kost tijd: USB schrijft tot 100 x trager dan HDD. Sommige USB-blokjes moeten telkens opnieuw stuurprogramma installeren. Beetje omslachtig. Media kunnen vergeten/verloren worden en kunnen defect geraken.
	Externe USB-schijf.	Bestanden worden op USB-harddisk geschreven.	Gebruiker alleen "bezit" het medium.	USB-connector heeft mechanisch beperkte levensduur (1500 x in/uitpluggen). Kost tijd: USB-HDD schrijft tot 20 x trager dan HDD. Externe HDD zijn kwetsbaar (draaiende disk). Beetje omslachtig. Media kunnen vergeten/verloren worden en kunnen defect geraken.
Op lokaal netwerk	Persoonlijke inlog op centrale schijf of NAS.	Op elke NAS of centrale schijf, moet een inlog en paswoord aangemaakt worden, per gebruiker.	Gebruiker heeft sterk afgeschermd deel op NAS of centrale schijf van de organisatie, onderneming, of onderwijsintelling.	Onderhoud van individuele inlognaam en paswoord voor alle gebruikers is arbeidsintensief en niet productief. Toegang is er alleen lokaal op het netwerk van organisatie, onderneming, of onderwijsintelling. Kan uitgebreid worden tot internet-toegang (owncloud).
Op cloud netwerk	Persoonlijke inlog op het cloud netwerk van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling.	Op elke cloud-toegang, moet een inlog en paswoord aangemaakt worden, per gebruiker.	Gebruiker heeft een sterk afgeschermd deel op de cloud-schijf in het netwerk van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling. Werkt vanop om het even welke computer, tablet, smartphone.	Onderhoud van individuele inlognaam en paswoord voor alle gebruikers is arbeidsintensief en niet productief. Vereist een Internet-toegang op de gebruikte laptop of PC (owncloud). Kan ook op lokaal netwerk
	Persoonlijke inlog op het cloud netwerk van de cloud-provider.	Gebruiker maakt zelf een cloud-toegang met inlognaam en paswoord. Gebeurt meestal met een e-mail-adres als inlognaam.	Gebruiker heeft een sterk afgeschermd deel op een cloud-schijf van een provider. Werkt vanop om het even welke computer, tablet, smartphone. Levenslang beschikbaar voor de gebruiker. Cloud kan ook e-mail, fotoboeken (Picasa bvb) en andere diensten aanbieden. Cloud kan ook bepaalde bestanden "gedeeld" zetten voor andere gebruikers. Cloud bevat ook "dropbox" webruimte voor alle soorten bestanden. Synchronisatie is mogelijk tussen cloud en privé-laptop of privé-PC.	Vereist een Internet-toegang op de gebruikte laptop of PC. Minder goed bruikbaar als Electronische-Leer-Omgeving (ELO). Synchronisatie is niet mogelijk op laptop of PC van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling.
	Persoonlijke inlog op cloud netwerk van speciaal platform.	Op elke cloud-toegang, moet een inlog en paswoord aangemaakt worden, per gebruiker.	Gebruiker heeft sterk afgeschermd deel op een cloud-schijf van een gespecialiseerd platform. Werkt vanop om het even welke computer, tablet, smartphone. Platform kan ook gebruikt worden voor toepassingen zoals Electronische-Leer-Omgeving (ELO).	Vereist een Internet-toegang op de gebruikte laptop of PC. Zo veilig als cloud-provider. Enkel bruikbaar zolang gebruiker deel uitmaakt van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling. Platform is meestal te betalen per gebruiker.

Besluit

Situatie waarbij er snel een oplossing moet gevonden worden om persoonlijke bestanden op te slaan.
Veruit de beste en meest flexibele toepassing zou zijn: een persoonlijke inlog op het cloud netwerk van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling. Dit blijft dan actief zolang de gebruiker deel uitmaakt van deze instellingen.
In de veronderstelling dat dit niet onmiddellijk beschikbaar is, zijn dit de mogelijke oplossingen:

Voorkeur:
Persoonlijke inlog op het cloud portaal van een cloud-provide r die ook bewerken van bestanden toestaat, zoals Google Drive of Microsoft OneDrive.

Voordelen:

Tussenkomst van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling wordt tot een minimum beperkt: geen beheer van inlognaam en paswoord, geen beheer van data, geen beperking in aantal gebruikers, geen beperking in quota...
Onmiddellijk beschikbaar: gebruiker die nieuwe account aanmaakt, krijgt onmiddellijk volledige toegang tot alle diensten. Gebruikers die reeds een account hebben bij deze cloud providers, kunnen die toegang onmiddellijk gebruiken.
Levenslang beschikbaar voor de gebruiker, zolang deze gebruiker de dienst ook effectief gebruikt: éénmaal inloggen per maand op één van de aangeboden diensten is voldoende.
Maximum flexibiliteit: gebruiker heeft op ieder moment on-line toegang vanop elke PC, laptop, ultrabook, netbook, chromebook, tablet of smartphone, en dit met elke beschikbare browser. Best werken FireFox en Google Chrome.
Vrij behoorlijke service:

Volledige persoonlijke E-mail-account.
Volledige persoonlijke Agenda.
Ruimte voor bestanden die on-line bewerkt kunnen worden. Afdrukken gebeurt door download van pdf. Samenwerken met andere gebruikers is mogelijk.

Tekstverwerking
Rekenblad
Presentatie

"Dropbox" ruimte. Upload en download verloopt vlot. Bestanden kunnen ook "gedeeld" worden met andere gebruikers.
Ruimte voor afbeeldingen, foto's en clips (bvb Google Foto's)
"Contacten" of "Vrienden"-beheer, zoals voor adresboek.
Automatische opslag in de cloud, geen problemen met backup of veiligheid.

Acceptabel niveau van veiligheid: inlognaam en paswoord worden door gebruiker zelf beheerd.
Geen enkele "mechanische" verhandeling van data op fysische media.
Gratis, ook het gebruik van de on-line office-programma's.

Nadelen:

Internet toegang is noodzakelijk (CSQN).
Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor uitloggen na gebruik.
Minder goed bruikbaar als Electronische-Leer-Omgeving (ELO).
Synchronisatie op laptop/PC van organisatie, onderneming of onderwijsinstelling is onbruikbaar. Synchronisatie op prive-laptop, computer, tablet of smartphone is mogelijk.
Data (bestanden) staan bij privé-onderneming, robots lezen data, verkopen e-mailadressen door aan hun klanten, die dan ongewenste mail kunnen sturen, gebruiker geeft heel wat privacy prijs voor deze gratis dienst.

Alternatief:
Persoonlijke inlog op het cloud portaal van een gespecialiseerde onderneming, zoals Schoolonline, SmartSchool, maar ook Moodle, Dokeos, Chamilo, Sakai...

Voordelen:

Gebruiker beschikt over een platform voor gespecialiseerd gebruik. Meer geschikt voor onderwijsinstellingen.
Kan gebruikt worden als (beperkte) ruimte om verschillende soorten bestanden op te slaan.
Bruikbaar platform voor Electronische-Leer-Omgeving (ELO).
Maximum flexibiliteit: gebruiker heeft op ieder moment on-line toegang vanop elke PC, laptop, ultrabook, netbook, chromebook, tablet of smartphone.
Acceptabel niveau van veiligheid: inlognaam en paswoord worden beheerd door de organisatie, onderneming of onderwijsinstelling.
Data staat privé en veilig. Geen inmenging van cloud provider in gegevens (data wordt niet door robots gelezen).
Geen "mechanische" verhandeling van data op fysische media.

Nadelen:

Internet toegang is noodzakelijk (CSQN).
Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor uitloggen na gebruik.
Service voor de gebruiker is beperkt.
In meestal niet gratis. Organisatie of onderwijsinstelling betaalt per gebruiker.

Mogelijk:
Verwisselbaar verwijderbaar medium: USB-blokje.

Voordelen:

Gebruiker gebruikt eigen USB-blokje om gegevens op te slaan.
Kan gebruikt worden op elke PC of laptop.
Acceptabel niveau van veiligheid, indien het USB-blokje niet verloren of beschadigd raakt.

Nadelen:

Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor beheer van het USB-blokje.
Sommige USB-blokjes moeten bij bepaalde besturingssystemen telkens op elke PC of laptop "geïnstalleerd" worden, en dit kan niet zomaar op beveiligde PC's zoals in een onderwijsinstelling.
"Mechanische" verhandeling van data op fysisch medium: USB-blokje kan verloren of beschadigd raken. Aantal keer fysisch in- en uit-pluggen is beperkt.
Goedkope USB-blokjes hebben meestal geen visuele indicatie (lichtje) om activiteit aan te duiden, en worden daardoor dus sneller beschadigd wanneer de gebruiker haastig is en de USB-stick verwijdert terwijl die nog aan het schrijven is.
Omslachtig. Sommige USB-blokjes passen niet in bepaalde poorten (te breed bvb), en dan moet je andere USB-poorten zoeken.
Traag. Goedkopere USB-blokjes schrijven 10 tot 100 keer trager dan op een harddisk.
USB-blokjes hebben een beperkte levensduur (bvb 20000x beschrijven). Zijn alleen bedoeld als transportmedium, niet als werkmedium. Sommige programma's schrijven op de USB-stick een tussenbestand in een paar honderd schrijfbewerkingen (in "hapklare brokken") per keer dat je een bestand opent, zo slijt je USB-stick natuurlijk snel.
USB-blokjes zijn meestal geformatteerd in FAT32, en kunnen dus geen grote bestanden van meer dan 4 GB bevatten (bvb film).
Nogal veel (technische) problemen met USB-blokjes: mechanische en electronische defecten, foute bediening, beperkte levensduur...